Práticas informais de contabilidade na gestão financeira da sua empresa, falta de controle de caixa ou de cuidado com o inventário podem ser grandes empecilhos no seu crescimento. Se você precisar de um investimento ou de um empréstimo bancário, por exemplo, e estas questões não estiverem em ordem, não irá conseguir. Ademais, multas e custos desnecessários costumam ser muitos comuns quando falta planejamento.
Listamos um checklist com 10 dicas importantes + 1 extra para te ajudar a organizar tudo:
1) Estruturação de CNPJs por atividade
É muito comum com o crescimento da empresa que tudo esteja vinculado a um mesmo CNPJ: distribuidora, franqueadora, lojas próprias e até associações. O ideal é que exista um CNPJ para cada iniciativa. Realizar a divisão de CNPJ por atividade facilita a entrada do investidor.
Porém, esse processo é diferente da elisão fiscal, no qual o empreendedor divide a empresa entre vários CNPJs para se manter dentro do mesmo regime tributário — o SIMPLES Nacional, por exemplo. Nesse caso, a diferenciação acontece por atividades da empresa e não tamanho do negócio, desmembrando as diferentes iniciativas em CNPJs individuais.
2) Revisão do orçamento anual
Você controla o orçamento anual? O ideal é desenhar uma versão no início do ano e revisar com periodicidade para ajustar. Essa análise do que foi orçado e realizado permite ajustar o que está previsto para o resto do ano, para que, ao final, o resultado não seja muito diferente do esperado.
3) Elaboração de fluxo de caixa para 6 meses
As empresas menores têm uma visão do caixa para os próximos dias, no máximo uma ou duas semanas. Quando você faz um orçamento, é capaz de adequar o fluxo de caixa a ele, entendendo exatamente o momento em que precisa fazer uma captação de recursos.
4) Compras de estoques alinhadas com o planejamento comercial
Na sua empresa, o time de compras está em sintonia com o planejamento do time comercial? Qual é a expectativa de demanda e quais são os produtos que são a aposta da vez? A falta de planejamento pode consumir capital de giro, já que o estoque adquirido precisa ser pago, mesmo que não seja vendido. As compras afetam o caixa. Por isso, quanto mais alinhados os dois times estiverem, maior seu controle financeiro.
5) Tenha um profissional interno para fazer a ponte com o contador
É importante ter um profissional interno que faça a ponte e revise o trabalho do contador. Dessa forma, os riscos de perder o controle dos números, deixar passar certas inconsistências e até decorrer em fraude diminuem drasticamente. Além disso, esse profissional pode agilizar a busca por documentos e relatórios, que antes ficariam nas mãos de outros profissionais da área financeira, com prioridades diferentes.
6) A formação do preço de venda precisa contemplar a carga tributária correta
Se a empresa optar para um novo regime tributário, mudando do Simples Nacional para o Lucro Presumido ou Lucro Real, por exemplo, tal aumento da carga tributária deverá ser contemplada na precificação, para que não afete a sua margem de lucro.
7) Inventário físico anual
O ideal é que essa contagem seja feita desde o início, quando a empresa ainda é pequena. Suba no sistema e revise regularmente esse número, para que não se torne um gargalo no momento de uma auditoria, por exemplo.
8) Adoção dos princípios contábeis de Entidade e Competência
Essa é a orientação número um que todo empreendedor já deve ter escutado sobre gestão financeira: separar as finanças pessoais das finanças da empresa, princípio contábil conhecido como Entidade, segundo o qual o patrimônio da empresa (entidade) não se confunde com os dos seus sócios ou proprietários. Portanto, a Contabilidade da empresa registra somente os atos e os fatos ocorridos que se refiram ao patrimônio da empresa, e não os relacionados com o patrimônio particular de seus sócios. Por exemplo, não deve-se registrar como despesa da empresa as contas particulares (telefone, empréstimos, etc) dos sócios.
9) Implementar controle individual dos ativos da empresa
Você tem guardado as Notas Fiscais dos ativos fixos da sua empresa? É comum que o empreendedor não registre ou guarde as Notas Fiscais dos ativos adquiridos, como móveis, equipamentos, edifícios ou qualquer mobilizado que pertença ao negócio. Para fins de auditoria, é necessário ter por perto tais documentações. Portanto, dedique uma pasta para registrar esses documentos, pois mesmo que se passem anos até sua empresa passar pela primeira auditoria, essas notas serão usadas para verificação.
10) Planejamento tributário deve enquadrar a empresa no regime correto
Uma prática comum das empresas que estão crescendo é fatiar o negócio em vários CNPJs para se manter no regime tributário. O que deveria ser uma única empresa, acaba se transformando na soma de várias. Durante o processo de due diligence, quando a empresa se prepara para uma fusão ou aquisição, este assunto é objeto de discussão e apontamento de riscos tributários, conhecido como elisão fiscal.
Dica Extra: Mensurar riscos tributários e previdenciários
Um erro comum é ter funcionários trabalhando no regime de Pessoa Jurídica. Para a auditoria, essa prática é um risco trabalhista/previdenciário e uma contingência. O risco trabalhista depende da vontade do funcionário mover uma ação contra o empreendedor, mas existe também o risco previdenciário, já que não há o pagamento do INSS ao governo. Essas contingências, caso não sejam registradas contabilmente, são traduzidas em ressalvas, no momento em que o auditor emite sua opinião.
Nosso conselho?
Contrate um contador e defina também um profissional interno para esses controles financeiros e contábeis. Eles te ajudarão a profissionalizar seu negócio e te proteger dos riscos de uma contabilidade mal administrada.
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